Der Prüfbericht ist eine Beschreibung der am Tag der Einrichtungsbegehung durch die FQA geprüften Schwerpunkte/Qualitätsbereiche. Die FQA prüft nur die Einhaltung von Mindeststandards. Die dabei festgestellten Ergebnisse der FQA über die ordnungsrechtlichen Mindestanforderungen des Pflege- und Wohnqualitätsgesetzes stellen eine Momentaufnahme dar. Die Einrichtung wird zu den Feststellungen des Prüfberichts angehört und kann gegen den Prüfbericht der FQA vorgehen, soweit darin Feststellungen zu Mängeln enthalten sind, die sie für nicht richtig erachtet.

Darüber hinaus hat die Einrichtung die Möglichkeit zur Gegendarstellung.

Um die Feststellungen der FQA auch aus Sicht der stationären Einrichtung darzustellen, wird zusätzlich zu dem FQA-Prüfbericht die eigene Darstellung der Einrichtung als gesondertes Dokument veröffentlicht. Die Gegendarstellung bezieht sich auf die von der FQA am Tag der Überprüfung der Einrichtung getroffenen Feststellungen. In ihr kann die stationäre Einrichtung beispielsweise darstellen, inwieweit seitens der Einrichtung die im Prüfungszeitpunkt festgestellten Mängel mittlerweile abgestellt wurden.

Um ein umfassendes Bild über die jeweilige Einrichtung und deren Qualität zu erhalten, sind die Besichtigung der Einrichtung vor Ort und Gespräche mit der Einrichtungsleitung bzw. den Beschäftigten der Einrichtung sowie den Bewohnerinnen und Bewohnern unverzichtbar.